Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung erklären wir, welche Personendaten die Sotra Agency GmbH bearbeitet, wozu wir das tun und welche Rechte Sie haben. Sie richtet sich an Kandidatinnen und Kandidaten, Unternehmen und deren Ansprechpersonen, Besucherinnen und Besucher dieser Website sowie an alle weiteren Personen, mit denen wir in Kontakt stehen. Wir halten uns an das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die Datenschutzverordnung (DSV) sowie, soweit anwendbar, an die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Stand: Oktober 2026

Teil I – Allgemeines

1. Verantwortliche Stelle

Sotra Agency GmbH
Neuhofstrasse 5A
6340 Baar, Schweiz
E-Mail: info@sotra-agency.ch
Telefon: 041 520 21 80

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter diesen Kontaktangaben.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Je nachdem, in welcher Beziehung Sie zu uns stehen, bearbeiten wir vor allem:

• Kontakt- und Personalien: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum, Nationalität, Sprache; bei Unternehmen auch Funktion und Firma
• Bewerbungs- und Laufbahndaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und deren Anerkennung, Weiterbildungen, Sprachkenntnisse, Referenzen, Lohnvorstellung, Verfügbarkeit, Wunschregion, Aufenthalts- bzw. Arbeitsbewilligung
• Kommunikationsdaten: Inhalt und Zeitpunkt von E-Mails, Telefonaten, Nachrichten und Gesprächsnotizen
• Vertragsdaten: Angaben zu Aufträgen, Vermittlungen, Rechnungen und Zahlungen mit Unternehmen
• Technische Daten beim Besuch der Website (siehe Ziffer 9)

Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Angaben zur Gesundheit) bearbeiten wir nur, wenn Sie uns diese selbst mitteilen und sie für die Vermittlung erforderlich sind, oder wenn eine gesetzliche Grundlage besteht. Bitte senden Sie uns solche Angaben nicht ungefragt.

3. Woher die Daten stammen

Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen, etwa wenn Sie uns Ihre Unterlagen senden, mit uns sprechen oder als Unternehmen einen Auftrag erteilen. Im Rahmen der Personalsuche beschaffen wir zudem Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, insbesondere aus beruflichen Netzwerken (z.B. LinkedIn) und Online-Stellenportalen, sowie über Empfehlungen aus unserem Netzwerk. Wenn Sie uns Daten über Dritte geben (z.B. Referenzpersonen), stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen damit einverstanden sind.

4. Wozu wir die Daten bearbeiten

• Personalvermittlung: Sie beraten, passende Stellen suchen und Ihnen vorschlagen, Sie im Bewerbungsprozess begleiten
• Für Unternehmen: geeignete Kandidatinnen und Kandidaten finden und vorstellen, Aufträge abwickeln und abrechnen
• Kommunikation: Anfragen beantworten und mit Ihnen in Kontakt bleiben
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten, z.B. aus dem Arbeitsvermittlungsgesetz und der Buchführung
• Betrieb und Sicherheit unserer Website und IT sowie Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen

Wir bearbeiten Ihre Daten, weil Sie eingewilligt haben, weil es für einen Vertrag oder dessen Vorbereitung nötig ist, weil wir ein berechtigtes Interesse daran haben (z.B. an der Suche nach geeigneten Fachkräften) oder weil das Gesetz es verlangt. Soweit die DSGVO gilt, stützen wir uns entsprechend auf Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c und f DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

5. Weitergabe an Dritte und ins Ausland

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit es nötig und erlaubt ist, insbesondere an:

• Unternehmen mit offenen Stellen: Ihr Profil und Ihre Unterlagen nur mit Ihrer vorgängigen Zustimmung für die jeweilige Stelle
• IT-Dienstleister, die in unserem Auftrag arbeiten: Hostinger International Ltd. (Server für Website und Kandidatenverwaltung, Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland), Supabase Inc. (Datenbank und Dateiablage der Kandidatenverwaltung, Rechenzentrum in Zürich, Schweiz) und Google (E-Mail und Dokumentenablage über Google Workspace)
• Treuhand, Versicherungen und Rechtsberatung, soweit für unseren Geschäftsbetrieb nötig
• Behörden und Gerichte, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Unsere Daten liegen grundsätzlich in der Schweiz und in der EU. Bei Google können Daten auch in den USA bearbeitet werden. In solchen Fällen stützen wir uns auf die vom Bundesrat anerkannte Zertifizierung des Empfängers (Swiss-U.S. Data Privacy Framework) oder auf vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln.

6. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Geschäftsunterlagen wie Verträge und Rechnungen bewahren wir während der gesetzlichen Frist von in der Regel zehn Jahren auf. Daten von Kandidatinnen und Kandidaten löschen oder anonymisieren wir in der Regel sechs Monate nach dem letzten Kontakt, sofern es nicht zu einer Vermittlung gekommen ist und Sie nicht in eine längere Aufbewahrung eingewilligt haben (z.B. für künftige Stellen). Sie können die Löschung jederzeit vorher verlangen.

7. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, etwa verschlüsselten Verbindungen, Zugriffsrechten nur für berechtigte Personen und regelmässigen Updates. Unsere Mitarbeitenden und Dienstleister sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Bitte beachten Sie, dass gewöhnliche E-Mails unverschlüsselt übertragen werden können.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten sowie auf Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung. Diese Rechte können im Einzelfall gesetzlich eingeschränkt sein. Wenden Sie sich dazu an info@sotra-agency.ch. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch) beschweren; Personen in der EU zusätzlich bei der Aufsichtsbehörde ihres Wohnsitzlandes.

Teil II – Einzelne Bearbeitungen

9. Diese Website

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbedienste (z.B. Google Analytics, Google Ads, Meta-Pixel) und bindet keine Inhalte Dritter wie Karten, Videos oder Schriftarten von fremden Servern ein. Die Schriftart wird von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Beim Aufruf speichert der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen ausschliesslich dem sicheren und stabilen Betrieb, werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach kurzer Zeit gelöscht. Die Website läuft auf einem von uns gemieteten Server der Hostinger International Ltd. in Frankfurt am Main (Deutschland).

Links auf Angebote Dritter (z.B. LinkedIn, Google Maps) führen Sie erst beim Anklicken auf die Seite des Anbieters; dort gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

10. Personalvermittlung

Wenn Sie sich bei uns melden oder bewerben, nehmen wir Ihre Angaben und Unterlagen in unsere Kandidatenverwaltung auf. Wir verwenden sie, um Sie zu beraten und Ihnen passende Stellen vorzuschlagen; für künftige Stellen bewahren wir sie über sechs Monate hinaus nur mit Ihrer Einwilligung auf (vgl. Ziffer 6). Wir bearbeiten Ihre Daten ausschliesslich für die Vermittlung und halten uns an die Vorgaben des Arbeitsvermittlungsgesetzes (AVG).

Ihr Profil stellen wir einem Unternehmen erst vor, wenn Sie der konkreten Stelle zugestimmt haben. Referenzauskünfte holen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein. Entscheidungen über Sie treffen immer Menschen; automatisierte Einzelentscheidungen finden nicht statt.

Haben wir Sie aufgrund eines öffentlichen Profils (z.B. auf LinkedIn) angesprochen, informieren wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, innert eines Monats, über diese Datenbearbeitung. Möchten Sie nicht weiter kontaktiert werden, genügt eine kurze Nachricht; wir löschen Ihre Daten dann umgehend.

11. Unternehmen und Geschäftspartner

Von Ansprechpersonen bei Unternehmen bearbeiten wir Kontaktangaben, Funktion und die Kommunikation, um Aufträge vorzubereiten, durchzuführen und abzurechnen sowie die Geschäftsbeziehung zu pflegen.

12. Swiss Healthcare Career Check

Der Career Check unter check.sotra-agency.ch ist ein eigenes Angebot mit eigener Datenschutzerklärung, die dort vor jeder Eingabe abrufbar ist.

13. Unsere Profile in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten Profile auf LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland) sowie auf Instagram und Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland). Wenn Sie unsere Profile besuchen oder mit uns interagieren, bearbeiten die Betreiber Daten nach eigenen Bestimmungen, auch in den USA. Für die Statistiken, die uns die Netzwerke zu unseren Profilen bereitstellen, sind wir mit dem jeweiligen Betreiber gemeinsam verantwortlich. Nachrichten, die Sie uns dort senden, bearbeiten wir wie andere Anfragen. Diese Website bindet keine Inhalte oder Schaltflächen dieser Netzwerke ein. Mehr dazu in den Datenschutzerklärungen von LinkedIn und Meta.

14. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.